ATRIBUCIONES DEL SECRETARIO ADMINISTRATIVO. Por Kelder Toti.

ATRIBUCIONES DEL SECRETARIO ADMINISTRATIVO.

                                                           
                                                                                   Por Kelder Toti.

Es el responsable de las funciones administrativas y financieras que se desarrollen en el plantel o dependencia y es nombrado por el Rector.

Funciones y atribuciones:

1. Recibir las fichas de depósitos y verificar que el monto depositado sea el correspondiente al servicio que se solicita.
2. Expedir y entregar los recibos oficiales debidamente requisitados por los diferentes servicios que se presten.
3. Registrar diariamente en el sistema financiero las operaciones efectuadas.
4. Imprimir diariamente el listado de verificación de recibos oficiales y las pólizas de ingreso y egresos.
5. Cotizar los bienes o servicios que hayan sido autorizados para su adquisición o contratación.
6. Elaborar las órdenes de compras, con fundamento a los lineamientos señalados por la Oficina del Abogado General.
7. Efectuar las compras que se requieren para el buen funcionamiento de las distintas áreas del plantel o dependencia.
8. Recibir y verificar que los artículos, materiales y bienes adquiridos por el plantel o dependencia o asignados por alguna instancia universitaria, se ajusten a los requerimientos de compra y factura correspondiente.
9. Elaborar la póliza y los cheques debidamente requisitados para el pago de proveedores, sinodalías, de instructores de diferentes cursos, de retención de impuestos y de ingresos captados con destino universidad
10. Revisar que todos los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y administrativos.
11. Depositar los recursos financieros asignados en las cuentas bancarias correspondientes.
12. Solicitar mensualmente a las instituciones bancarias correspondientes el estado de cuenta del plantel o dependencia.
13. Distribuir las copias de los recibos oficiales expedidos a los destinos correspondientes.
14. Archivar el soporte documental de los registros contables y financieros.
15. Mantener actualizada la relación de los proveedores del plantel o dependencia.
16. Elaborar la conciliación bancaria del plantel o dependencia, anexando los estados financieros correspondientes.
17. Aclarar ante las instituciones bancarias correspondientes las diferencias determinadas en las conciliaciones.
18. Difundir a la comunidad del plantel, los aranceles autorizados.
19. Recibir, verificar y firmar la relación de los cheques emitidos, correspondiente al pago de sueldos, entregados quincenal mente por la Delegación Regional.
20. Llevar un registro de las licencias, incapacidades y vacaciones del personal adscrito al plantel o dependencia.
21. Tramitar ante los Profesores las peticiones de licencias económicas, licencias sin sueldo, incapacidades y vacaciones del personal adscrito al plantel o dependencia.
22. Integrar y mantener actualizado los expedientes del personal adscrito al plantel.
23. Requisitar el formato de gastos a comprobar.
24. Llevar control de las formas valoradas que el plantel tiene bajo su custodia.
25. Custodiar las formas valoradas canceladas hasta que la Contraloría General autorice su destrucción.
26. Elaborar el acta administrativa por el extravío de formas valoradas, enviando copia a la Delegación Regional.
27. Proporcionar apoyo técnico para la elaboración de presupuesto y solicitud de los recursos ordinarios y extraordinarios y de otros ingresos.
28. Controlar los bienes de la institución en coordinación con la Dirección de Patrimonio Universitario.
29. Realizar supervisiones a los bienes patrimoniales que están bajo la custodia de la institución.
30. Supervisar el funcionamiento del equipo y estado de las instalaciones física del plantel o dependencia.
31. Conservar actualizar y organizar la información histórica del plantel o dependencia.
32. Relacionar los documentos que se requiere destruir.
33. Realizar la destrucción de la documentación autorizada con la intervención de la Contraloría de la Universidad.
34. Preparar las actas administrativas para dar de baja los bienes muebles que hayan sido robados o destruidos
35. Apoyar al Rector para solicitar a la Dirección de Patrimonio Universitario la baja de bienes muebles por inservibles, renovación, donación o transferencia
36. Organizar la información y documentación para la entrega- recepción de los puestos del plantel o dependencia.
37. Revisar y turnar al coordinador académico copia de los documentos que cumplen con los requisitos de admisión de los aspirantes de primer ingreso.
38. Informar del procedimiento de inscripción a los aspirantes de primer ingreso al plantel.
39. Proporcionar y verificar que estén debidamente requisitados los formatos de inscripción y estadística básica.
40. Proporcionar la información financiera que se requiera para la elaboración del informe anual del titular del plantel o dependencia.
41. Enviar los reportes de inscripciones y reinscripciones al Rector.
42. Recibir, revisar y tramitar la documentación de los alumnos que se van a titular.
43. Elaborar las actas de examen de grado o profesional.
44. Enviar a la Dirección General de Titulación y Registro Profesional la documentación de los egresados que han cubierto con los requisitos para su titulación.
45. Dar fe en los diferentes actos protocolarios: titulación, certificación, expedición de constancias, etcétera.
46. Exponer ante el Consejo Técnico el proyecto de presupuesto de egresos correspondiente a la cuota de talleres. 
47. Participar en la comisión para la elaboración de los estudios de revalidación y convalidación.
48. Supervisar la organización y actualización de los expedientes de los alumnos del plantel.
49. Firmar las boletas de calificación de cada semestre.
50. Fungir como secretario del Consejo Técnico del plantel.
51. Organizar y controlar los libros de actas.